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記錄表格是為收集和報告所需的信息規定具體要求的文件，是實(shí)驗室管理體系文件的組成部分，它是開(kāi)展檢驗活動(dòng)的見(jiàn)證性文件，是對已完成的檢驗工作各環(huán)節的真實(shí)記載。
在質(zhì)量保證體系中，記錄表格的形式多種多樣，有計劃表格、控制表格、檢驗/檢查表格、報告表格等，記錄表格屬于執行性文件的一種，組織中的有關(guān)人員應按照表格的規定收集信息并填寫(xiě)表格以形成記錄，記錄表格應按照質(zhì)量手冊、程序文件等執行性文件的要求進(jìn)行控制和管理，并結合實(shí)際需要及時(shí)進(jìn)行修訂，因此，對記錄表格要實(shí)施版本控制。
實(shí)驗室要真實(shí)、完整、準確地記錄各項檢測活動(dòng)，就需要編制好一套簡(jiǎn)潔明了、方便實(shí)用且符合實(shí)際工作要求的記錄表格。
編制記錄表格的要求
(一)記錄表格的充分性
記錄表格應盡可能全面地反映檢測工作的全過(guò)程以及管理體系的運行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著(zhù)記錄越多越好，原則是“做有痕、追有蹤、查有據”，體現客觀(guān)、規范、準確、及時(shí)的原則。
在編制記錄表格時(shí)，要從總體上評價(jià)記錄的充分性，除依據檢測標準規定的必需信息外，記錄應包括參與采樣或抽樣、樣品制備、儀器設備、環(huán)境條件、檢測地點(diǎn)、檢測時(shí)間、檢測依據、檢測人員、核驗人員等，確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。
(二)記錄表格的實(shí)用性
在確定每一記錄的內容時(shí)，應考慮記錄的實(shí)用性，保證記錄檢索方便。對于事實(shí)上無(wú)法獲得的數據，或現有條件得到的數據是不真實(shí)的，以及對那些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據的信息，不應體現在記錄中。因此，記錄除應按照統一要求設計外，還應廣泛吸收其他實(shí)驗室的經(jīng)驗，緊密結合本單位實(shí)際。
(三)記錄表格的規范性
標準化的記錄格式應統一，以便于填制、統計和分析，同時(shí)也為進(jìn)一步使用計算機進(jìn)行信息管理打下基礎，如有國際、國家或行業(yè)標準的，應優(yōu)先使用規定的統一格式。記錄的填寫(xiě)必須規范、正確、清楚，以滿(mǎn)足可追溯性的要求。
(四)記錄表格的方便性
記錄的設計盡可能方便使用者使用，在保證信息全面的情況下，需要手工填寫(xiě)的內容盡可能少，盡可能簡(jiǎn)單。
記錄表格的編制過(guò)程
每一種記錄都是一種受控文件，都應有文件名稱(chēng)、文件編號、編制人、審核人、批準人、批準日期、實(shí)施日期等信息，這是文件受控的7要素。記錄要有合訂本和目錄。
(一)記錄表格設計
記錄表格的設計和正確使用集中表明了實(shí)驗室的管理水平與技術(shù)水平，是管理體系正常運行的有力證據，也是證明檢測結果準確、可靠的第一手證據。在實(shí)際工作中經(jīng)常出現怕麻煩，做了工作不填表的現象，接受外部評審時(shí)不能提供相關(guān)證據。因此，在記錄表格設計上應力求信息全面且使用方便。
(二)審核和批準
匯總所有記錄表格，組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核時(shí)，應從管理體系的整體性出發(fā)，重點(diǎn)在各表內在聯(lián)系和協(xié)調性、表格的統一性和內容的完整性。審核并作相應修改后，報最高管理者或技術(shù)負責人或質(zhì)量負責人批準、發(fā)布。
(三)匯編成冊
并不是每個(gè)崗位都要用到全部記錄表格，如作為附錄放在程序文件后面，不僅增加程序文件頁(yè)碼，且修訂時(shí)需要全部更換，既造成浪費又不便于文件受控。要將所有記錄表格統一編號匯編成冊并有目錄，由相關(guān)部門(mén)負責按受控文件管理，發(fā)放至最高管理者、技術(shù)負責人、質(zhì)量負責人及相關(guān)部門(mén)。必要時(shí)，對某些較復雜的記錄表格要規定填寫(xiě)說(shuō)明。
記錄表格的分類(lèi)及內容
(一)記錄表格的分類(lèi)
記錄一般分為管理記錄和技術(shù)記錄兩大類(lèi)。管理記錄指實(shí)驗室管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的記錄，如合同評審、內部審核、管理評審、文件發(fā)放、會(huì )議簽到等。技術(shù)記錄是進(jìn)行檢測所得的數據和信息的累積，也是檢測是否達到規定的質(zhì)量或過(guò)程參數所表明的信息。具體信息一般應包括時(shí)間、地點(diǎn)、項目、儀器設備、環(huán)境設施、采用方法、實(shí)施過(guò)程、相關(guān)人員、樣品描述等。
(二)記錄表格的內容
記錄表格中應包含足夠的信息，以便能再現檢測過(guò)程。一般包括以下幾個(gè)方面：
1.記錄名稱(chēng)。反映檢測項目等記錄對象。
2.記錄編碼。編碼是每種記錄的識別標記，每種記錄只有一個(gè)編碼。
3.記錄序號。序號是某種記錄中每張記錄的唯一性標識。
4.記錄內容。按記錄對象要求確定編寫(xiě)內容。
5.記錄人員。包括記錄檢驗人、核驗人等。
6.記錄時(shí)間。按活動(dòng)時(shí)間填寫(xiě)，應記錄年、月、日；有的還需記錄時(shí)、分。
7.記錄地點(diǎn)。管理記錄應記錄管理活動(dòng)的地點(diǎn)，技術(shù)記錄應記錄檢測的地點(diǎn)。
(三)常用記錄表格目錄(僅供參考)
1.《實(shí)驗室資質(zhì)認定評審準則》等法律法規規章宣貫記錄
2. 監督員對檢測工作時(shí)常監督記錄表格
3. 管理體系文件宣貫記錄表格
4. 方針和目標的貫徹與實(shí)施情況統計記錄表格
5. 文件批準、發(fā)布、分發(fā)、管理、更改、歸檔等相關(guān)記錄表格
6. 采購文件審批、供應商評價(jià)和供應品符合性檢查記錄表格。
7. 實(shí)驗室從客戶(hù)處搜集反饋資料記錄。
8. 實(shí)驗室針對客戶(hù)申訴和投訴所開(kāi)展的調查與糾正措施記錄表格。
9. 糾正措施(原因分析、實(shí)施、監控、驗證)相關(guān)記錄表。
10.措施 (啟動(dòng)、控制)相關(guān)記錄表格。
11.內部審核(計劃、通知、檢查表、首次會(huì )議、不符合項報告、末次會(huì )議、內審報告、跟蹤驗證)記錄表格。
12.管理評審(各種輸入、會(huì )議記錄、管理評審報告、改進(jìn)措施、跟蹤驗證)記錄表格。
13.員工崗前培訓和資格確認記錄表格。
14.員工教育、培訓和技能考核記錄表格。
15.環(huán)境條件的監控記錄(例如，每天至少記錄4次溫度、濕度，上、下午各兩次)。
16.儀器設備使用記錄(含檢測項目、儀器名稱(chēng)、編號和規格型號，使用地點(diǎn)和房間號，開(kāi)機時(shí)間、使用時(shí)間，使用時(shí)溫度、濕度等環(huán)境條件，停用時(shí)間、關(guān)機時(shí)間，停用時(shí)溫度、濕度等環(huán)境條件，食品使用前后狀態(tài)，使用人等信息)。
17.實(shí)驗室選擇使用新檢測方法記錄。
18.采用非標準方法確認及客戶(hù)同意記錄。
19.數據控制記錄。
20.合同評審記錄。
21.儀器設備的檢定、校準、核查記錄。
22.儀器設備(含標準物質(zhì))日常使用、維護、管理、檢定和校準狀態(tài)、期間核查記錄。
23內部校準設備量值溯源記錄。
24.抽(取)樣品處置(標識系統，樣品接收、管理)記錄。
25.檢測樣品處置(標識系統，樣品接收、管理)記錄。
26.實(shí)驗室內部質(zhì)量控制及方法評審記錄。
27.各種原始檢測記錄、報告副本。
28.其它記錄。
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